Bagan Pengurusan Surat Masuk dan Keluar Di FIB Undip

Alur Pengurusan Surat Masuk

1.	Surat datang ke Bagian UPA lalu discan dan dicatat di dalam buku agenda surat masuk atau diketik dalam komputer progam Excel berupa tabel (sudah dikelompokkan menurut kode klasifikasinya),
2.	Kemudian diberi dan dicatat dalam Lembar Diposisi yang menempel di atas surat yang datang dari  bagian UPA,
3.	Diserahkan ke Kabag.TU untuk dicek atau dimonitor (diberi paraf) surat tersebut,
4.	Dari Kabag. TU ke UPA untuk dilanjutkan ke Sekertaris Dekan,
5.	Dari Sekertaris Dekan diarahkan ke Para Dekanat untuk diproses,
6.	Setelah surat diproses lalu diarahkan KTU untuk dicek atau langsung ke Kasubag-kasubag tergantung jenis suratnya.
7.	Surat yang diarahkan KTU diteruskan ke bagian UPA untuk dicatat kembali di buku agenda surat masuk bahwa surat tersebut akan segera diproses atau sudah proses.
8.	Untuk penanganan surat biasa sama prosesnya diatas.
9.	Untuk surat segera atau penting waktu pemprosesan suratnya yang langsung ke Kasubag-Kasubagnya.
10.	Untuk surat rahasia hanya dicatat nomor surat dan asal suratnya.
	Alur Pengurusan Surat Keluar 1. Ketua Jurusan/Program Studi (Pencipta surat) datang ke Kasubag-kasubag 2. Dari Para Kasubag ke Kabag. TU untuk dimintakan paraf 3. Dari Kabag. TU ke Dekanat untuk dimintakan tanda tangan 4. Setelah dimintakan Tanda tangan lalu kembali ke Kabag. TU untuk dicek 5. Kemudian Kabag TU diserahkan ke UPA untuk dimintakan nomor dan  kode klasifikasi, dicatat di buku agenda surat keluar, Kemudian di stampel lalu dibuatkan amplop sesuai alamat surat yang dituju, 6. Dari UPA ke Petugas Pengirim Surat untuk dicatat dalam buku Ekspedisi lalu dikirim sesuai alamat yang dituju.